Bakgrund
Med anledning av att Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 trädde en ny dataskyddsförordning (GDPR) i kraft den 25 maj 2018. GDPR ökar skyddet för din data och personliga information. För att läsa mer om dataskyddsförordningen kan du besöka Integritetsskyddsmyndigheten hemsida: www.imy.se.
Även bostadsrättsföreningar är skyldiga att följa GDPR. HSB BRF Ugnen är en bostadsrättsförening och hanterar därmed bland annat sina medlemmars personuppgifter. Nedan följer en beskrivning av uppgifter som hanteras och i vilket syfte.
Föreningens organisation
För att anpassa verksamheten till de nya krav som GDPR ställer formaliserade föreningen följande:
Personuppgiftsansvarig
HSB BRF Ugnen, Furutorpsgatan 56 C 252 38 Helsingborg.
Dataskyddsombud
Vid behov utser styrelsen inom sig ett ombud.
Personuppgiftsbiträdesavtal
Avtal har upprättats med berörda parter vilket inkluderar HSB Nordvästra Skåne och Bredablick.
Behandling av personuppgifter förekommer i följande fall i HSB BRF Ugnens verksamhet:
Medlems- och lägenhetsförteckning
Innehåller namn på medlemmar, deras personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer, medlemskap samt lägenhetsnummer och andelstal. Syftet är rättslig förpliktelse.
HSB Nordvästra Skåne betalningsinformation
Innehåller namn på medlemmar, deras personnummer och betalningsuppgifter. Syftet är att kunna upprätthålla avtal.
Medlemslista
Innehåller namn på medlemmar, deras personnummer, e-postadress, telefonnummer samt lägenhetsnummer och andelstal. Syftet är att kunna nå ut med information till medlemmar.
Bostadskontrakt och medlemsansökningar
Innehåller namn på medlemmar och ansökande, deras personnummer, e-postadress, telefonnummer, lägenhetsnummer, andelstal och medlemsansökningar. Syftet är rättslig förpliktelse.
Övriga register
Register för exempelvis stämmoprotokoll, styrelseprotokoll, skrivelser m.m. Registren hålls bland annat för att uppfylla föreningens lagstadgade krav att bevara protokoll, för att kunna svara på medlemmars frågor eller liknande aktiviteter. Syftet är rättslig förpliktelse.
Kölistor
Är kopplad till medlemslistan. Syftet är att administrera kö för bland annat garageplatser.
Hemsida
Föreningens hemsida har en särskild Sekretesspolicy som beskriver hur hemsidan lagrar personuppgifter. Vid registrering av konto krävs att man godkänner dessa. Nya besökare på hemsidan får även information om policyn samt förfrågan att godkänna. Som inloggad kan du se dina personuppgifter samt radera ditt konto via menyn GDPR.
E-postärenden
Innehåller namn på medlemmar, deras e-postadress, lägenhetsnummer samt uppgifter de själva skriver i mailen. Syftet är att kunna administrera uppgifter och synpunkter från medlemmar.
Rätt till data
Medlemmar har bland annat rätt att
- Få tillgång till sina personuppgifter
- Få felaktiga personuppgifter korrigerade
- Få sina personuppgifter raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga
- Få veta hur länge personuppgifterna kommer att lagras
- Lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten
Ytterligare information eller förfrågan om utdrag görs till HSB BRF Ugnen. Vid frågor kring föreningens hantering av personuppgifter hänvisar vi till vår kontaktperson för GDPR, Barbro Nordström via .